U heeft besloten uw organisatie te laten certificeren, maar hoe gaat dat in zijn werk? U krijgt een externe audit waarbij een auditor langskomt op uw bedrijf, maar voorafgaand hieraan is het bij veel certificaten verplicht dat u een interne audit doet. Dit geldt bijvoorbeeld voor MPS-GAP. Maar waarom is het belangrijk dat u eerst een interne audit doet? En hoe voert u een goede interne audit uit?
Ruud van den Akker Leen van Driel
“Als een kweker wil slagen voor de externe audit, is het van belang dat hij of zij nagaat of aan de gestelde eisen wordt voldaan. Bij een interne audit loopt de kweker daarom de checklist van het betreffende schema na, bijvoorbeeld dat van MPS-GAP. Zo weet de kweker of de organisatie klaar is voor de externe audit,” vertelt Ruud van den Akker, auditor en productverantwoordelijke van onder andere MPS-ABC bij MPS-ECAS. “Bovendien is het uitvoeren van een interne audit vaak verplicht. Dat betekent dat de audit niet doorgaat als de interne audit niet is uitgevoerd.”
Hogere slagingskans
Door het doen van een interne audit voorkomt de kweker dat hij of zij voor verrassingen komt te staan. Leen van Driel, auditor en productverantwoordelijke van onder andere MPS-GAP bij MPS-ECAS, vertelt: “Eigenlijk toets je of je doet wat je zegt. Bovendien zorgt het uitvoeren van een goede interne audit ervoor dat er weinig verbeterpunten tijdens de externe audit naar boven komen. Daarom hebben kwekers die een goede interne audit doen een hogere slagingskans.”
De interne audit kun je dus eigenlijk de voorbereiding noemen op de externe audit. Een vraag die voorbij kan komen is of er voldoende EHBO-koffers aanwezig zijn op het bedrijf. Van den Akker: “Als dat er bijvoorbeeld maar twee zijn op een bedrijf van twintig hectare is dat te weinig. Zoiets los je makkelijk op door extra EHBO-koffers te kopen. Op die manier zorg je dat je hierop niet zakt tijdens de externe audit.”
Bevindingen
Kwekers denken vaak dat het uitvoeren van de interne audit een hele kluif is: de checklist is vaak vele pagina’s lang. “Het lijkt veel, maar vaak kan tachtig procent snel worden gecontroleerd en afgevinkt. Aan de overige twintig procent besteed je dan meer tijd,” zegt Van den Akker. “Veel mensen vinden het moeilijk de interne audit uit te voeren, maar het belangrijkste is dat over de punten in de checklist is nagedacht door de kweker. Dit kun je als auditor zien aan de bevindingen die de klant heeft opgeschreven.”
Vaak kan tachtig procent snel worden gecontroleerd en afgevinkt
In bijvoorbeeld de checklist van MPS-GAP staan de eisen waaraan voldaan moet worden om te slagen voor het schema. Onder ‘Interpretatie’ staat wat met de eis wordt bedoeld. Daarachter staat ‘Implementatie’; indien wordt voldaan aan de eis, vult de kweker hier ‘Ja’ in. Onder ‘Bevindingen’ schrijft de kweker waarom hij of zij vindt dat aan een bepaalde eis is voldaan. Van Driel: “Heeft een kweker alles op ‘Ja’ staan? Dan horen wij als het goed is ook niets te vinden.”
Maar hoe wordt een goede interne audit uitgevoerd? “Begin met het afvinken van de eisen die al in orde zijn. Dan kun je je daarna focussen op de dingen die je nog in orde moet maken. Hierdoor kan je makkelijker inschatten hoeveel tijd je kwijt bent,” zegt Van den Akker. Van Driel heeft nog een belangrijke tip: “Ik kwam een keer bij een kweker en die zei “wat jammer dat je zo vroeg bent, ik wilde net de interne audit doen”. Die interne audit had natuurlijk weinig zin meer, dus mijn advies: begin op tijd.”
