Stappen naar certificering

U gaat na welk certificaat relevant is voor uw bedrijf en welke stappen u moet ondernemen om te voldoen aan de eisen.

Om gecertificeerd te worden is het belangrijk dat u uw bedrijf klaarmaakt voor een bepaalde richtlijn. Veel schema-eigenaren hebben een checklist en certificatieschema welke u kunt volgen. Deze informatie vindt u op de website van het betreffende certificaat of add on. Indien nodig kunt u hulp vragen van een derde partij om u te helpen bij de voorbereiding. Zodra u klaar bent voor de certificatie-audit kan MPS-ECAS als onafhankelijke partij deze bij u uitvoeren.

U vraagt vrijblijvend een offerte aan. Op basis van onder andere de grootte van de organisatie en het aantal locaties wordt er een offerte opgemaakt. Binnen enkele werkdagen krijgt u per e-mail een melding dat de offerte klaarstaat in uw Customer Portal. U logt hiervoor in met uw e-mailadres en wachtwoord. Indien u voor de eerste keer inlogt, kunt u op ‘wachtwoord aanvragen’ klikken om een wachtwoord aan te maken.

Zodra u bent ingelogd, vindt u de offerte onder ‘Offertes’. U komt dan in een nieuw scherm waar alle openstaande offertes klaar staan. Klik op de betreffende offerte om de documenten in te zien. Op deze pagina kunt u de offerte ook downloaden. Indien u akkoord bent met de offerte dan kunt u de offerte digitaal tekenen door rechtsboven op ‘Akkoord offerte’ te klikken. Als u niet akkoord bent met de offerte, omdat er bijvoorbeeld iets niet klopt, dan kunt u klikken op ‘Niet akkoord offerte’. Vermeld hierbij wat de reden is dat u niet akkoord gaat.

Na het tekenen van de offerte wordt u benaderd voor het inplannen van een audit. Een van onze medewerkers kijkt dan samen met u naar een geschikt tijdstip waarop de auditor langs kan komen. De duur van de audit vindt u terug in de offerte.

Een auditor van MPS-ECAS komt langs op uw bedrijf. Dit is de eerste bedrijfscontrole, oftewel de initiële audit. Het is van belang dat er ten minste één persoon aanwezig is die kennis heeft van het betreffende certificaat. Na de audit stelt de auditor een rapport op. Dit rapport wordt beoordeeld door een reviewer. Indien de reviewer net als de eerste bepaalt dat u aan alle normen voldoet, ontvangt u van ons digitaal het certificaat of de conformiteitsverklaring. Het is mogelijk dat u nog niet aan alle eisen voldoet. Er wordt dan gesproken over tekortkomingen. Mocht dat het geval zijn, krijgt u tijd om corrigerende maatregelen te treffen. Mocht u de tekortkomingen binnen de gestelde termijn oplossen, dan ontvangt u alsnog het certificaat.

Nadat de eerste certificering is vastgesteld, komt een auditor van MPS-ECAS periodiek langs op uw bedrijf om te controleren of uw bedrijf, product of managementsysteem nog steeds aan de eisen voldoet. Indien u nog steeds aan alle eisen voldoet, wordt het certificaat verlengd. Als er sprake is van onregelmatigheden kunnen er sancties worden opgelegd.

U ontvangt de factuur nadat de audit heeft plaatsgevonden. De hoogte van de factuur is afhankelijk van het aantal uren dat de auditor op uw bedrijf bezig is geweest en de tijd voor het opstellen van het auditrapport.