Schritte zur Zertifizierung

Sie überprüfen, welches Zertifikat für Ihr Unternehmen relevant ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um die Anforderungen für die Zertifikatserteilung zu erfüllen.

Um zertifiziert zu werden, ist es wichtig, dass Sie Ihr Unternehmen im Hinblick auf die Einhaltung bestimmter Richtlinien vorbereiten. Viele Zertifizierungsprogramme haben eine Checkliste und ein Zertifizierungsschema, denen Sie folgen können. Diese Informationen finden Sie auf der Website des jeweiligen Zertifikats oder Add-ons. Falls erforderlich, können Sie eine dritte Partei um Hilfe bei der Vorbereitung bitten. Sobald Sie für die Zertifizierung bereit sind, kann ein unabhängiger Dritter (zusätzlich zum Schema-Inhaber des Zertifikats und Ihnen selbst) das Audit durchführen.

Sie können ein unverbindliches Angebot anfordern. Dieses Angebot wird auf der Grundlage der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Standorte erstellt. Innerhalb weniger Arbeitstage erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Angebot in Ihrem Kundenportal bereit steht. Dort können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort einloggen. Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, können Sie ein Passwort erstellen, indem Sie auf „Passwort anfordern“ klicken.

Sobald Sie eingeloggt sind, finden Sie die Offerte unter „Angebote“. Sie werden dann zu einem neuen Fenster geleitet, wo alle offenen Angebote zu sehen sind. Klicken Sie auf das entsprechende Angebot, um sich die Dokumente anzeigen zu lassen. Auf dieser Seite können Sie sich das Angebot auch herunterladen. Wenn Sie mit dem Angebot einverstanden sind, können Sie es digital signieren, indem Sie oben rechts auf „Angebot annehmen“ klicken. Wenn Sie mit dem Angebot nicht einverstanden sind, weil beispielsweise etwas nicht stimmt, können Sie auf „Angebot ablehnen“ klicken. Bitte geben Sie dabei den Grund für Ihre Ablehnung an. Das Angebot wird dann erneut geprüft. Hinweis: Der Rechnungsbetrag des Angebots ist nur ein Richtwert. Der letztendliche Peis kann davon abweichen.

Nach der Unterzeichnung des Angebots werden Sie aufgefordert, die Durchführung des Audits zu planen. Einer unserer Mitarbeiter sucht dann gemeinsam mit Ihnen nach einem geeigneten Zeitpunkt, an dem der Auditor Sie besuchen kann. Wie lange das Audit dauert, hängt vom Zertifikat sowie von der Größe und Anzahl der Standorte Ihres Unternehmens ab.

Um ein Audit erfolgreich durchführen zu können, müssen Sie ein Handbuch führen, in dem Sie beschreiben, wie Sie die Anforderungen des Zertifizierungsprogramms erfüllen. Sorgen Sie dafür, dass Sie für jede einzelne Anforderung genau festhalten, wie Sie diese innerhalb des Unternehmens erfüllen. Sie können dazu eventuell auch Dokumente und/oder Formulare verwenden, um nachzuweisen, dass Sie der gestellten Anforderung gerecht werden. Sobald Sie für das Audit bereit sind, wird ein Prüfer von MPS-ECAS Ihr Unternehmen besuchen. Dabei handelt es sich um die erste Betriebsprüfung, beziehungsweise die Anfangsprüfung. Es ist wichtig, dass bei der Prüfung mindestens eine Person anwesend ist, die sich mit dem entsprechenden Zertifikat auskennt. Nach dem Audit erstellt der Prüfer einen Bericht. Dieser Bericht wird von einem zweiten Leser beurteilt. Wenn der zweite Leser, genau wie der erste, die Auffassung vertritt, dass alle Standards erfüllt werden, erhalten Sie von uns auf digitalem Weg das Zertifikat und/oder das Add-on. Es ist auch möglich, dass Sie noch nicht alle Anforderungen erfüllen. Es wird dann im Bericht von Mängeln gesprochen. Sollte dies der Fall sein, wird Ihnen Zeit gegeben, Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie die Mängel innerhalb der gesetzten Frist beheben, kann Ihnen das Zertifikat doch noch erteilt werden.

Nachdem eine Erstzertifizierung stattgefunden hat, kommt regelmäßig ein Auditor von MPS-ECAS in Ihr Unternehmen, um zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen, Ihr Produkt oder Ihr Managementsystem noch den Anforderungen entspricht. Wenn Sie auch dann noch alle Anforderungen erfüllen, wird das Zertifikat verlängert. Im Falle von Unregelmäßigkeiten können Sanktionen verhängt werden.

Nachdem das Audit stattgefunden hat, erhalten Sie eine Rechnung. Die Höhe der Rechnung hängt von der Anzahl der Stunden ab, die der Auditor in Ihrem Unternehmen benötigt hat, sowie von der Zeit, die notwendig war, um den Prüfbericht zu erstellen. Die Abschlussrechnung kann niedriger ausfallen als das Angebot.