Ein gutes internes Audit ist die halbe Arbeit

Sie haben beschlossen, Ihren Betrieb zertifizieren zu lassen, aber wie läuft das ab? Es wird ein externes Audit durchgeführt. Zu diesem Zweck kommt ein Auditor in Ihren Betrieb. Vorher ist es bei vielen Zertifikaten jedoch Pflicht, dass Sie ein internes Audit durchführen. Dies gilt zum Beispiel für MPS-GAP. Aber warum ist es wichtig, dass Sie zuerst ein internes Audit durchführen? Und wie führt man ein internes Audit richtig durch?

Ruud van den Akker                                 Leen van Driel

„Wenn ein Gärtner im externen Audit erfolgreich sein will, ist es wichtig, dass er überprüft, ob die geltenden Anforderungen erfüllt sind. Bei einem internen Audit geht der Gärtner deshalb die Checkliste des jeweiligen Schemas durch, zum Beispiel jenes von MPS-GAP. So weiß der Gärtner oder das Unternehmen, ob man für das interne Audit bereit ist“, sagt Ruud van den Akker, Auditor und Produktverantwortlicher unter anderem für MPS-ABC bei MPS-ECAS. „Zudem ist die Durchführung eines internen Audits oft Pflicht. Dies bedeutet, dass das Audit nicht stattfindet, wenn das interne Audit nicht durchgeführt wurde.“

Bessere Erfolgsaussichten
Mit der Durchführung eines internen Audits verhindert der Gärtner, dass er später vor Überraschungen steht. Leen van Driel, Auditor und Produktverantwortlicher unter anderem für MPS-GAP bei MPS-ECAS, sagt: „Eigentlich überprüft man, ob man tut, was man sagt. Zudem sorgt die Durchführung eines guten internen Audits dafür, dass beim externen Audit wenige Verbesserungsmaßnahmen vorgeschrieben werden. Deshalb haben Gärtner, die ein gutes internes Audit machen, bessere Erfolgsaussichten.“

Das interne Audit kann man also eigentlich als Vorbereitung für das externe Audit betrachten. Eine Frage, die zum Beispiel auftauchen kann, ist, ob ausreichend Erste-Hilfe-Koffer in einem Betrieb vorhanden sind. Van den Akker: „Wenn das zum Beispiel nur zwei in einem zwanzig Hektar großen Betrieb sind, ist das zu wenig. Das kann man leicht beheben, indem man zusätzliche Erste-Hilfe-Koffer kauft. So sorgt man dafür, dass das externe Audit nicht daran scheitert.“

Feststellungen
Gärtner finden oft, dass die Durchführung des internen Audits ein harter Brocken ist: Die Checkliste ist meist viele Seiten lang. „Es erscheint viel, aber oft können achtzig Prozent schnell kontrolliert und abgehakt werden. Den übrigen zwanzig Prozent widmet man dann mehr Zeit“, sagt van den Akker. „Viele finden es schwierig, das interne Audit durchzuführen, aber das Wichtigste ist, dass der Gärtner über die Punkte in der Checkliste nachdenkt. Das kann man als Auditor an den Feststellungen sehen, die der Kunde aufgeschrieben hat.“

Es erscheint viel, aber oft können achtzig Prozent schnell kontrolliert und abgehakt werden

Die Checkliste von MPS-GAP beispielsweise enthält Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit man dem Schema entspricht. Unter ‚Interpretation‘ steht, was mit einer Anforderung gemeint ist. Dahinter steht ‚Implementierung‘: Wenn die Anforderung erfüllt ist, trägt der Gärtner hier ‚ja‘ ein. Unter ‚Feststellungen‘ trägt der Gärtner ein, warum er meint, dass eine bestimmte Anforderung erfüllt ist. Van Driel: „Hat ein Gärtner alles mit ‚ja‘ beantwortet? Dann dürften wir eigentlich auch nichts finden.“

Aber wie wird ein gutes internes Audit gemacht? „Beginnen Sie mit dem Abhaken der Anforderungen, die bereits in Ordnung sind. Dann kann man sich danach auf jene Dinge konzentrieren, die man noch in Ordnung bringen muss. Dadurch kann man leichter einschätzen, wie viel Zeit man braucht“, sagt van den Akker. Van Driel hat noch einen wichtigen Tipp: „Ich kam einmal zu einem Gärtner, der sagte: ‚Wie schade, dass Sie so früh kommen, ich wollte eben mein internes Audit machen.‘ Dieses interne Audit hatte natürlich keinen Sinn mehr, meine Empfehlung lautet daher: Fangen Sie rechtzeitig an.“

Haben Sie Fragen über die Durchführung des internen Audits? Dann wenden Sie sich an die Abteilung Service & Support unter info@ecas.com oder Tel. +31 174 615715.