Richtlijnen audits op locatie - ECAS

Login

Customer portal

MENU

Vanwege de coronacrisis gelden extra maatregelen voor het uitvoeren van een audit bij u op het bedrijf.

Uiteraard volgen wij de richtlijnen van het RIVM waaronder:
• Was regelmatig minstens 20 seconden lang uw handen.
• Schud geen handen.
• Houd 1,5 meter afstand (twee armlengtes) van elkaar.

Daarnaast vragen wij u om te zorgen voor:
• Een ruimte waar de auditor rustig de controle kan uitvoeren. Dit wil zeggen geen volle kantine of keukentafel met spelende kinderen.
• Een leeg, glad en schoon tafelblad.
• Een tweede beeldscherm aangesloten op de computer, zodat u documenten kunt laten zien aan de auditor waarbij de 1,5 meter afstand geborgd blijft. Alternatief is de documenten printen of doorsturen naar de auditor.
• Een mogelijkheid om de handen te wassen.
• Begeleiding van de auditor zodat de auditor zo min mogelijk hoeft aan te raken (deurklinken/computer/documentatie).

De audit kan niet doorgaan indien:
• Niet aan de bovenstaande voorwaarden kan worden voldaan.
• U of de auditor last heeft van verkoudheidsklachten.
• U of de auditor of één van uw of diens huisgenoten verhoging, luchtwegklachten of last van benauwdheid heeft.
• Degene die de auditor moet rondleiden in een categorie valt met verhoogd risico (vanwege leeftijd, hart- of longproblemen, of andere kwalen).

De auditor zal één dag voor de afgesproken auditdatum contact met u opnemen om bovenstaande richtlijnen door te nemen. Tijdens dit gesprek kunt u aangeven of op uw bedrijf aanvullende maatregelen gelden. Mocht blijken dat niet aan alle richtlijnen kan worden voldaan, zal de audit worden verplaatst naar een latere datum of gekeken worden naar een alternatieve methode om de audit uit te voeren.

Via een bevriende consultant kwam ik bij MPS-ECAS terecht. Zij tipte mij om eens op de website te kijken, waar ik de vacature voor Operations Officer Back Office zag. Na jaren als consultant in de levensmiddelenbranche, waarbij ik van project naar project reisde, was ik toe aan een vaste werkplek. Omdat ik al werkte met audits, handboeken en kwaliteit, zag ik veel overeenkomsten met deze functie. Alleen stond ik nu aan de andere kant van het auditproces.
Binnen de Back Office werken we met een globale weekplanning, maar geen dag is hetzelfde. We zorgen ervoor dat audits tijdig worden verwerkt en afgerond, houden de administratie van corrigerende maatregelen bij en beantwoorden vragen over certificering en de verschillende schema’s. Daarnaast ondersteun ik de productverantwoordelijken van twee schema’s bij de verwerking van informatie, het bijhouden van wijzigingen en het beantwoorden van vragen van collega’s. Juist die afwisseling en de verantwoordelijkheid die daarbij hoort, geven mij veel energie.
Waar ik misschien wel de meeste voldoening uit haal, is iets wat anderen juist saai zouden vinden: het wegwerken van een grote stapel audits. Ik vind het heerlijk om naar een duidelijk doel toe te werken en zie met plezier de lijst steeds korter worden. Daarnaast help ik graag de afdeling Quality Assurance met het opstellen en aanpassen van werkinstructies.

Het mooie is dat we binnen het team de ruimte krijgen om werkzaamheden op te pakken die goed bij ons passen.

De mooiste momenten zijn vaak heel klein. Een e-mail van een teler of kweker die je bedankt voor een duidelijke uitleg of voor het snel verwerken van een audit. Of een collega die blij is dat je hebt kunnen helpen. Op zulke momenten denk ik: ja, hiervoor doe ik het.
Ik ben trots op de ontwikkeling die ik de afgelopen jaren heb doorgemaakt. Ik heb veel geleerd en merk dat collega’s mij steeds vaker weten te vinden met specifieke vragen. Dat geeft vertrouwen. Tegelijkertijd ben ik gewoon mezelf gebleven en heb ik mijn plek gevonden binnen MPS-ECAS.
Voordat ik hier werkte, kende ik vooral de kant van de auditee, waar alles draait om het op orde hebben van documenten en het goed doorlopen van een audit. Inmiddels weet ik hoeveel werk er achter de schermen nodig is om certificering goed te laten verlopen. MPS-ECAS wordt zelf ook streng gecontroleerd en moet voortdurend aan hoge kwaliteitseisen voldoen. Het werk is veel dynamischer dan ik vooraf had verwacht. We werken met klanten, wet- en regelgeving en certificatieschema’s van over de hele wereld. Sinds ik bij MPS-ECAS werk, kijk ik met heel andere ogen naar de certificering in de sierteelt. In een tuincentrum of winkel let ik automatisch op informatie op plantenlabels en realiseer ik me hoeveel werk er achter certificering schuilgaat.