Als een product niet voldoet aan de eisen van voedselveiligheid of kwaliteit kan dit aanleiding zijn voor een recall van het betreffende product. Verder kunnen incidenten optreden of kan het zijn dat de toezichthouder vanuit de overheid ingrijpt. Diverse standaarden voor voedselveiligheid hebben een meldingsplicht voor recalls en incidenten. In deze standaarden is ook een termijn opgenomen waarbinnen de certificerende instelling geïnformeerd moet worden. Veelal is dit drie werkdagen. De auditor zal tijdens de audit controleren of deze werkwijze is opgenomen in de procedures en ook nagaan of in het afgelopen jaar aan deze verplichting is voldaan.

Melding doorgeven aan MPS-ECAS: wat en hoe te melden
Alleen echte recalls hoeven gemeld te worden. Het blokkeren van producten in opslag, of onder controle van de producent (denk aan opslag bij een logistieke dienstverlener, maar nog niet aan een klant uitgeleverd) valt buiten de meldingsplicht. Dit geldt ook voor overschrijdingen van (bijvoorbeeld MRL-)niveaus waarover wel de afnemer wordt geïnformeerd, maar waar na overleg met de NVWA/FAVV geen recall nodig is. Als handleiding voor recall(meldingen) kan de meldingswijzer van de NVWA gebruikt worden. Als een recall aan MPS-ECAS gemeld wordt, vragen we aanvullend ook om de bevestiging van de melding aan de NVWA/FAVV. Ook incidenten die directe impact hebben op de productie en maatregelen door de overheid (boeterapporten, stilleggingen) dienen gemeld te worden.

De certificaathouder dient een beslissing tot het terughalen van de in de handel gebrachte producten binnen drie werkdagen na het nemen van het besluit, schriftelijk te melden aan recall@ecas.nl.

MPS-ECAS beoordeelt de melding en stelt daarop vast of een aanvullend onderzoek plaats moet vinden en wat de gevolgen zijn voor de certificaathouder. Indien het een BRCGS gecertificeerd bedrijf betreft, wordt de recall gemeld in de BRCGS database door MPS-ECAS. Indien het een FSSC22000 gecertificeerd bedrijf betreft, dient een recall met verstrekkende gevolgen gemeld te worden bij FSSC22000 door MPS-ECAS.

Incident reporting aandachtspunten
Duidelijkheid ten aanzien van de uiteindelijke recall:
• Reden voor de terughaalactie.
• Hoeveel van welk product, hoeveel is retour gekomen, hoe is het retour gekomen product behandeld, wat is de status van product dat niet retour is ontvangen, etc.
• Corrigerende maatregel: welke acties zijn uitgevoerd en/of gepland om de kans op herhaling van dit soort incidenten te minimaliseren.

Het kan zijn dat niet alle informatie bij eerste toezending beschikbaar is. In dat geval is het zaak om de melding wel tijdig te doen en kunnen aanvullende details (bijvoorbeeld over oorzaak en corrigerende maatregelen) later worden aangevuld.