Hoe zou je dag op de Backoffice eruit kunnen zien?

Je start je dag met een afdelingsmeeting via Teams of op kantoor. Hierbij wordt de mailbox gecontroleerd en worden de taken onderling verdeeld en de ingestuurde corrigerende maatregelen naar aanleiding van de audit die de klant heeft opgestuurd worden verwerkt. In de betreffende databases verwerk je de gegevens die noodzakelijk zijn om het certificaat aan de klant te kunnen verstrekken. Zodra een audit is goedgekeurd door de reviewer, maak je de rapporten en certificaten en controleer je op de juiste informatie en data. Daarna mail je het certificaat met begeleidend schrijven naar de deelnemers.

Over de afdeling
We werken lekker door en helpen elkaar graag waar nodig. Communicatielijnen zijn kort, dat werkt prettig samen. We werken 50% thuis en 50% op kantoor, maar als je 100% op kantoor wil werken kan dat ook. Tijdens de lunch wordt er bijna altijd wel gewandeld door een aantal collega’s. Andere collega’s maken gebruik van het restaurant om gezellig samen te lunchen. Tussen de andere werkzaamheden door beantwoord je vragen van klanten. Audits moeten worden klaargezet voor de auditoren en audits die onlangs zijn uitgevoerd worden berekend en gefactureerd. We doen ons best om allemaal zoveel mogelijk allround te zijn, zodat we afwisselend kunnen blijven werken. Ter ontspanning kun je een potje tafeltennissen of tafelvoetballen op kantoor.

Wat doet MPS-ECAS?
MPS-ECAS certificeert bedrijven voor MPS-schema’s, zoals MPS-ABC, MPS-GAP en MPS-Socially Qualified, maar ook voor certificatieschema’s van andere organisaties. Voorbeelden zijn GLOBALG.A.P., On the way to PlanetProof, Fair Produce, BRCGS Food, Groen Label Kas, CDG, ISO en RHP. De audits voor de MPS-schema’s voeren we in 53 landen over de hele wereld uit!

Dagelijks is ons team bezig om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. De offertedesk zorgt dat onze klanten een passende offerte krijgen. Onze afdeling Planning zorgt voor een passende planning en de auditoren voeren de audits over de hele wereld uit. Daarnaast hebben we nog een kwaliteitsteam dat zorgt dat MPS-ECAS aan alle eisen van de Raad van Accreditatie blijft voldoen. MPS-ECAS is een platte organisatie die werkt in twee productteams onder begeleiding van een leidinggevende. We houden van korte lijntjes, zowel intern als extern als met onze klanten. Direct contact en samenwerking is de sleutel van ons succes.

Wat ga je doen?

De Backoffice is verantwoordelijk voor het controleren van de ingestuurde documenten, maken van auditrapporten, certificaten en de verwerking in verschillende databases. Daarbij werken we nauw samen met Planning, de offertedesk, auditoren en de financiële afdeling.

De meest voorkomende werkzaamheden zijn:

  • Ondersteunen bij de operationele uitvoering en ervoor zorgen dat de data helemaal up-to-date is.
  • Samenwerken met verschillende afdelingen.
  • Ervoor zorgen dat de klantinformatie altijd goed ingevoerd is in het CRM-systeem.
  • Opvolging geven aan aanvragen van de klant.
  • Het monitoren en verwerken van corrigerende maatregelen.
  • Het monitoren en signaleren van auditstatussen en het nemen van bijbehorende acties.
  • Het monitoren en signaleren van de geldigheid van certificaten.
  • Het verlengen van certificaten indien van toepassing.
  • Het versturen van auditrapporten naar de klant.

Dit ben jij

  • Je beschikt over mbo/hbo werk- en denkniveau. Een afgeronde mbo/hbo-opleiding is een pre.
  • Affiniteit met administratieprocessen.
  • Systematisch en gestructureerd werken.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Kennis van en ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook).

Wat bieden wij?

Wij bieden je een dynamische baan bij een internationaal erkende certificatie-instelling, een open en informele bedrijfscultuur waar hard wordt gewerkt, maar waar ook wordt gelachen en op sociaal gebied veel wordt georganiseerd, zoals een interne tafeltenniscompetitie.

  • Flexibel thuiswerkbeleid.
  • Naast bedrijfsuitjes worden er ook etentjes en vrijdagmiddagborrels georganiseerd.
  • Je ontvangt een marktconform salaris, afhankelijk van kennis en ervaring.
  • Je krijgt per jaar 27 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband van 38 uur. Bij een fulltime dienstverband kun je feitelijk 40 uur werken, zodat je 13 extra ATV-dagen opbouwt gedurende het jaar!
  • Je neemt deel aan een zeer aantrekkelijke pensioenregeling met een eigen bijdrage van 5%.
  • Je hebt allerlei trainings- en opleidingsmogelijkheden, want we investeren graag in jou.
  • Je ontvangt een reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding.
  • Je ontvangt 8,33% vakantiegeld.

Interesse?

Ben je enthousiast geworden over deze functie en voldoe je aan de gestelde eisen? Dan ontvangen wij graag jouw reactie!

Alleen sollicitaties via ‘Direct solliciteren’ en met een Curriculum Vitae en inhoudelijk goede motivatie worden in behandeling genomen. In deze procedure geldt dat interne kandidaten voorrang krijgen ten opzichte van externe kandidaten.

Voor aanvullende vragen kun je contact opnemen met Merel Reinders, Manager Auditing via +31 (0)6-51849168 of Donald Westerbeek, Manager Auditing via +31 (0)6-82091039.